مقاله تحليل سيستم هاي اطلاعاتي سازمان

تجزيه تحليل سيستم هاي اطلاعاتي سازمان

مقدمه
سازمانها سيستمهاي پيچيده اي هستند که داراي زير سيستمهاي به هم وابسته و متعاملند.از آنجاييکه تغييرات در يک بخش از آنها باعث ايجاد تغييرات قابل پيش بيني وغير قابل پيش بيني در ساير بخشهاي آن مي شود لذا تجزيه و تحليل سيستم آنها مي تواند عامل مهمي در پيشرفت و ارتقاء آنها بيانجامد.
تجزيه و تحليل سيستمها کاربرد رويکرد سيستمي در طراحي سيستمهاي اطلاعاتي است.ساير علوم ممکن است براي تشريح پديده هايي که با آن روبرو هستند از مفاهيم سيستمها استفاده نمايند اما طرز تفکر سيستمي زير بناي فعاليتهاي تجزيه و تحليل سيستمهاست.


اطلاعات و تکنولوژي در يک چرخه رو به رشد يکديگر را با اثر متقابل ارتقاء ميدهند و هر يک به رشد ديگري کمک ميکند.ولي در اين ميان سيستمهايي که حجم عظيم اطلاعات را سامان داده آنها را در قالبهاي تکنولوژي جاي دهد و امکان استفاده موثر از آنها را پديد آورد نقش مهمي دارد.اين وظيفه مهم را سيستمهاي اطلاعاتي بر عهده دارد.
هر چند در قياس با رشد سرسام آور تکنولوژي و اطلاعات در ابتدا سيستمهاي اطلاعاتي و علوم مرتبط با آن از چنين رشدي برخوردار نبوده است ولي در سالهاي اخير اين علوم با شيبي فزاينده به چرخه سه گانه “اطلاعات” و ” تکنولوژي” و “سيستمهاي اطلاعاتي” پيوسته است.


حال اگر ابريشم وادويه كالاي اعصار گذشته ونفت كالاي قرن بيستم نام گذاري شوند قطعا مي توان اطلاعات را كالاي قرن آينده ناميد . كالايي كه انتخاب تكنولوژي ، جاده هاي بس سهل الوصول را برايش آماده ساخته است .
علم توسعه سيستمها ، در روند پيشرفت خود ودر جهت حركت به سمت پايه هاي استوار و مبتني بر علوم پايه و متناسب با تكنولوژي نوين ، به ارائه متد ولوژهاي توسعه سيستم پرداخته است .


روند رشد متدلوژيهاي توسعه سيستم به صورت روز افزوي ادامه دارد ، وامروزه با توجه به پيچيدگي و بزرگي سيستمها ، نمي توان بدون كمك متدولوژي مناسب به آناليز ، طراحي واجراي سيستمهاي بزرگ ، پيچيده و كارآمد اميدوار بود.


هدف پروژه
ازآنجاييکه مديريت اين شرکت در برخي موارد از نحوه برنامه ريزي و کنترل پروژه وچگونگي گزارش دهي رضايت خاطر ندارد لذا تجزيه و تحليل سيستم اين واحد مي تواند در تعيين نارسائيها و کاستيها و عدم کارائيهاي سيستم برنامه ريزي و کنترل پروژه اين واحد موثر باشد.


به عنوان مثال تاخير بيش از حد مجاز پروژها يک مسئله مهم محسوب ميشودبنابر اين يکي از اهداف را کاهش مدت تاخير پروژها و افزايش سرعت دستيابي به اطلاعات و صحت اطلاعات در رابطه با پيشرفت پروژها براي تصميم گيري و بهبود روشهاي ارائه شده واعمال کنترلهاي داخلي براي افزايش کارايي مديران در نظر گرفته شده است.
درمطالعه مقدماتي يک بررسي اوليه واجمالي از سيستم و مسئله انجام داده و سپس در مطالعه تفصيلي به جمع آوري گسترده اطلاعات وتجزيه و تحليل داده هاي جمع آوري شده پرداخته و سپس به مدل سازي سيستم مي پردازيم.


فصل اول کليات
تعريف سيستم
يك سيستم مجموعه منظمي از عناصر بهم وابسته است كه براي رسيدن به اهداف مشترك با هم در تعادملند . كه شامل مفاهيمي مانند كل گرايي ، نظم ، بهم وابستگي ، اهداف وتعامل مي باشد كه رفتار يك سيستم راتشكيل مي دهد هر يك از اين مفاهيم نيز به هم وابسته است به طوري كه مستقل از ديگري نيست .


اجزاي سيستم
اجزاي سيستم عواملي است كه موجوديت آن را تشكيل مي دهد و دررسيدن به اهداف سيستم ، آن را ياري مي كند . اين اجزا عبارتند از :
درون داده ها ، برون داده ها ، پردازش .
كنترل و باز خور .
محدوده و محيط سيستم .


درون داده ها ، برون داده ها ، پردازش
درون داده هاي سيستم ،شامل عواملي است كه به صورت هاي مختلف مانند : مواد خام ، انرژي ،داده ها ي خام ، ونيروي انساني وارد سيستم مي شود .
برون داده ها: حاصل ونتايج فرايند تبديل است ، كه بايد به مقصد نهايي آن منتقل شود .
پردازش ، فرايند تبديل درون داده ه است .
يك سيستم اطلاعاتي سيستمي است كه داده هاي خام را به عنوان درون داده مي پذيرد و پس از پردازش ، برون داده هايي بصورت اطلاعاتي عملياتي وگزارشهاي مديريتي توليد مي كند .


كنترل وباز خور
باز خور ، اطلاعاتي در مورد عملكرد واقعي و برون داده سيستم است . و كنترل ، فرايند سنجش ومقايسه عملكرد واقعي سيستم با عملكرد از پيش تعيين شده است .
به طوري كه استنباط مي شود كنترل مستلزم تبين و تعيين استانداردهايي ( از قبل ) براي سنجش عملكرد واقعي است .


محيط ومحدوده سيستم
يك سيستم در محيطي كه ساير سيستم ها وجود دارند ، فعاليت مي كند . محيط سيستم عامل خارج از آن است كه بر رفتــار سيستم اثر مي گذارد . و در واقع غالبا تعيين مي كند كه سيستم چگونه بايد انجام وظيفه كند . كليه سيستم ها داراي محدوده ومرزي هستند كه آنها را از محيط شان جدا مي كند . در واقع سيستم ها از طريق درون داده ها وبرون داده ها يشان با محيط وبا ساير سيستم ها ارتباط برقرار مي كنند .
سيستم اطلاعاتي در يك سازمان را مي توان از ديدگاههاي مختلفي مورد بررسي قرار داد كه ديدگاههاي بكار رفته در اين سيستم به شرح زير است :
ديدگاه براساس مراحل
ديدگاه براساس كارها ووظايف عمده
ديدگاه بر اساس محصول نهايي
يادآورمي شود كه در پايان هر مرحله مستنداتي جهت ورود به مرحله بعد تهيه مي شود .


انواع سيستم ها
سيستمها بر حسب مورد ، به روشهاي مختلفي طبقه بندي شده است كه از آن جمله مي توان سيستمهاي باز وبسته را نام برد .
سيستم بسته
همانطور كه نام آن پيداست سيستمي است كه با محيطش هيچگونه ارتباطي به صورت مبادله انرژي واطلاعات نداشته باشد . انواع سيستمهاي فيزيكي وشيميايي ازاين دسته اند .


سيستم باز
سيستمي است كه به طور مستمر درون داده ها يي از محيط دريافت مي كند وپس از تبديل به صورتي ديگر آن را به محيط باز مي گرداند . سيستم هاي بيولوژيكي واجتماعي از اين گونه اند .


رويكرد سيستمي
رويكرد سيستمي به مسئله يا سيستم بصورت كل مي نگرد وبه اجزاي آن با توجه به نقشي كه در كل دارد ،يا با توجه به هدف كل سيستم نگاه مي كند . به عبارتي ديگر اگر چه اجزاي سيستم يا مسئله مورد تجه قرار مي گيرد ، اما تاكيد اصلي بر يكپارچگي اجزاي آن براي رسيدن به هدف نهايي سيستم است ، و اين خود از ويكرد سيستمي ، روشي موثر مي سازد .
رويكرد سيستمي براي برخورد با مسئله ، ابتدا آن را سازماندهي مي كند سپس براي درك بهتر و يافتن راه حل ، از دو سياست تجزيه وتركيب به شرح زير استفاده مي كند


تجزيه
با استفاده از رويكرد سيستمي ، تحليل مسئله ( سيستم ) پس از سازماندهي آن ، و بر اي درك بهتر ويافتن را ه حل ، آ را به اجزاء تشكيل دهنده آن يعني قطعاتي كوچكتر تجزيه مي كند .
هدف از اين كار آ ن است كه ابتدا كل مسئله مرور شود ، سپس به گروهي از زير مجموعه ها كه داراي قابليت درك بيشتري است ، بررسي آن عملي تر وساده تر و ارتباطات بين آنها به سادگي قابل شناخته شدن است ، تجزيه شود .


تركيب
پس از عمل تجزيه ، بررسي اجزاي تجزيه شده ويافتن راه حل مناسب براي هر يك از اجزاء ، گام بعدي ، جمع كردن ، تركيب ويكپارچه كردن اين راه حل ها در يك را حل كلي مسئله است .
براي اين كار ساختار سلسله مراتبي كه در مرحله تجزيه ، بنا گذاشه شده است ، نقطه اي است ، براي ساختار دادن به اين راه حل ها ، بصورت يك كل يا مجموعه يكپارچه ، كه ساختار آن مطابق با ساختار مسئله اوليه است . روش كلي حل مسئله شامل فعاليت هاي زير است :


تعيين شناخت مسئله
جمع آوري اطلاعات مربوط به مسئله
تعيين راه حلهاي مختلف
ارزيابي راه حلهاي مختلف
انتخاب بهترين راه حل
اجراي راه حل انتخاب شده
ارزيابي موفقيت راه حل اجراء شده


به طور كلي ، مي توانيم گروه بندي كلي تري از فعاليت هاي فوق داشته باشيم ، به طــور كلي كه هر گروه تشكيل مرحله اي را بدهد كه شامل چند فعاليت از آنها باشد . اين گروه بندي به شرح زيرا ست :


شناخت مسئله
تعيين وتهيه راه حل
اجراي راه حل انتخاب شده


شناخت مسئله
مسئله تا شناخته نشود براي آن راه حل نمي توان پيدا كرد . در اين صورت به عنوان اولين گام در حل مسئله ، بايد آن را شناخت واز نشانه هايش آن را تميز داد . براي شناخت مسئله لازم است اطلاعات مورد نياز به روشهاي مختلف جمع آوري شود . در اين مرحله پس از تشخيص مسئله ، اهداف و محدوديتهاي سيستم مورد مطالعه تعيين مي شود . به اين منظور با استفاده از مفاهيم ازسازمان به عنوان يك سيستم ، سيستم مــورد مطالعه در بطن سيستم بزرگتري يعني سازمان ومحيط بررسي مي شود وزير سيستم هاي مختلف و ارتباط بين آنها ، بخوبي مطالعه مي شود .


تعيين وتهيه راه حل
راه حل هاي مختلف ارائه شده . با توجه به معيارهايي كه مزاياومعايب آنها را آشكار مي سازد سنجيده مي شود وبهترين آنها انتخاب مي شود


اجراي راه حل انتخاب شده
پس از انتخاب راه حل مناسب آن را بايد اجرا كرد .براي اين كا برنامه ريزي اجراي راه حل انتخاب شده ضروري است . به طور كلي يك برنامه اجراي سيستم ، مشخص كننده فعا ليتها ، منابع ، و زمان مورد نياز براي اجراي صحيح سيستم است.
راه حل اجرا شده در مقاطع بايد مورد ارزيابي قرارگيرد تا معلوم شود كه سيستم جديد تا چه حد پاسخگوي نيازهاي استفاده كنندگان سيستم بوده است ، ودر صورت نياز به تعديل وتصحيح راه حل اجرا شده يا مطالعه مجدد آن پرداخت .


تجزيه وتحليل سيستم
فعاليت هاي اين مرحه ، به طور اختصاصي شام موارد زير است :
ـ تشخيص وتعريف مسئله
تعيين اهداف و محدوديت ها
تشخيص نيازهاي سيستم جديد
تعيين راه حل هاي مختلف تامين نياز هاي فوق
انتخاب بهترين راه حل با توجه به معيار هاي مشخص .


چرخه تكاملي سيستم
چرخه تكاملي يك ابزار كنترل پروژه وچهار چوبي است كه مراحل و وظايفي را كه بــراي بـــررسي ايجاد و طراحي سيستم هاي اطلاعاتي ، ضروري است تعيين مي كند .
براي فعاليت هاي مربوط به اين چرخه تكاملي از دو متدلوژي زير استفاده مي شود :
متدلوژي ستي
متدلوژي ساخت يافته


چرخه تكاملي سنتي ونارسائيهاي آن
تكيه بر خصوصيات يزيكي سيستم
اجراي از پايين به بالا
متوالي بودن مراحل چرخه تكاملي سيستم
عدم دخالت مستقيم و موثر استفاده كننندگان در كل مراحل چرخه
مشكل مستند سازي سيستم
چرخه تكاملي ساخت يافته ومزاياي آن نسبت به چرخه سنتي


در چرخه با نگرش از كل به جزء يا از بالا به پايين (top down ) كاربرد مفاهيم مدولار و با استفاده ازتكنيكها و ابزار غني ساخت يافته ، در مراحل مختلف چرخه ، به تجزيه و تحليل ، طراحي و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي پرداخته مي شود .
در مقايسه با روش سنتي ، مزاياي عمده زير در اين روش بررسي است :


تكيه بر مدل منطقي سيستم
طراحي و اجراي از بالا به پايين
همزماني واجراي مراحل مختلف چرخه تكاملي
دخالت مستقيم و موثر استفاده كنندگان در كل مراحل چرخه
سهولت تهيه مستندات نهايي سيستم


فازهاي نرم افزار:


امكان سنجي
در فاز امكان سنجي پس از مطالعه سيستم ميزان امكانات لازم براي شروع پروژه تخمين زده مي شود . در واقع بايد ديد چه مقدار زماني ، مالي ، پرسنلي وابزاري براي انجام پروژه مورد نياز است .


تحليـل
در اين فاز كه به دو زير فاز تعريف نيازمنديها وتعيين مشخصات تقسيم ميشود سرويسهاو محدوديتها و اهداف سيستم در مصاحبه با كاربران سيستم مشخص مي شود سپس به صورتي تعريف مي شوند كه توسط كاربران وتوسعه دهندگان سيستم قابل مهم باشند .


طـراحي
فرايند طراحي سيستم ها نيازمند يها را به دو دسته سخت افزاري و نرم افزار ي تقسيم مي كند ، ويك معماري كلي از سيستمي را ايجاد مي نمايد . طراحي نرم افزار عبارتست از:
تعين اعمال سيستم كه ممكن است به يك يا چند برنامه اجراي تبديل شوند بهر حال طراحي يك فعاليت هدف گراست ومشخص است به كجا ختم خواهد شد طراحي نرم افزار شامل چند مرحله است :


1) مطالعه ودرك مسئله : بدون درك درستي از مسئله طراحي خوب عير ممكن است به عبارت بهتر مسئله با يد از ديدگاه هاي مختلفي بررسي شود .
2) مشخص كردن صفت اصلي حداقل يكي راه حل هاي ممكن : بهتر است راه حل حاوي مؤلفه هاي قابل استفاده مجدد بوده وساده باشد .
3) توصيف هرگونه موضوعي انتزاعي موجود درراه حل انتخابي : هدف طراحي ايجاد گرافي است كه سازگار بوده وتمام ارتباطات بين نهادهاي طراحي معتبر باشد .
به طور كلي طراحي به دو مرحله كلي شكسته مي شود :


طراحي كليات ( طراحي مفهومي يا ساختاري )
طراحي كليات همان طراحي مفهومي است در واقع اعمال پيشنهادات طراح در مدل موجود ، منجر به تشكيل طراحي منطقي مي شود .
در طراحي منطقي قدمهاي زير به ترتيب طي مي شود
1-رسم نمودار جريان داده DFD
که درباره اين موضوع که مبحث اصلي پروژه من ميباشد در بخشهاي بعدي مفصل شرح داده خواهد شد.


2-طراحي نمودار HIPO
نمودار HIPOنموداري ساده ، آموزش پذير وبسيار كارابراي ارتباط است اين نمودار براي نشان دادن وظايف سازماني موجود در سيستم به كار مي رود . به منظور رسم نمودار
نمودار HIPO قدمهاي زير رابايد طي كرد :
1) رسم نمودار سلسله مراتب :


براي رسم نمودار سلسله مراتب ، وظايف موجود در سيستم را مشخص كرده ، سپس وظايف هم اهميت را دريك سطح قرار داده وارتباط آنها رامشخص كرده سپس وظايف هم اهميت را در يك سطح قرار داده وارتباط آنها را با يكديگر نشان مي دهند ، وظايف مركب وپيچيده در سطوح پايين تر به وظايف ساده تري تفكيك مي شوند .
2) رسم نمودار IPOبه وسيله طي قدمهاي زير :


1 2 ) ايجاد دياگرامهاي IPO به تعداد مورد نياز .
2 2 ) مشخص كردن تمام خروجي هاي درشت سيستم در ستون خروجي .
3 2 ) منتقل كردن پردازش هايي كه خروجي ها در آن در گير هستند به ستون پردازش .
4 2 ) منتقل كردن ورودي هاي درگير در پردازش به ستون ورودي
5 2 ) تطبيق وروديهايوخروجي ها وپردازش هاي مشخص شده در ستونها ي مربوط با يكديگر .


3-طراحي جزييات
نتيجه نهايي طراحي جزييات Sudode شدن ماژولهاست .
طراحي جزييات به مراحل زير شكسته مي شود :
1) طراحي ورودي / خروجي كه از اصول طراحي جزييات استزيرا يكي از مهمترين معيارهاي پيروزي وشكست يك نرم افزارInter face است .
2) طراحي پردازش ها كه درآن فرمولها ي موجود در سيستم به نحو ي مدل مي شوند .


3) طراحي الگوريتم ها ( كنترل ها ) الگوريتم هي استفاده شده جهت تهيه سرويس ها به تفضيل طراحي شده ومشخص مي گردند .
4) طراحي داده ها : در سيستم هاي كاربردي به دليل دارابودن حجم انبوه داده ها معمولاًطراحي داده منجر به طراحي بانك اطلاعاتي مي شود .
براي طراحي بانك اطلاعاتي يا Daia Dictivnaبايد قدمهاي زير را طي كرد :


1) تسلط كامل بر داده ها ي در جريان سيستم
2) تهيه فرم مشخصات مفهومي فايل يا Logical File Specification كه با استفاده از يك Data Stutured Diagram تهيه مي شود L.F.S در واقع افراز داده هـاي درونData Dictionary به فايلهاست .


3) نرمال سازي داده يعني كاهش تكراريا Redundencتكرارممكن است سطري يا ستوني باشد تكرارسطري يعني تكراريك ركورد در چند فايل وتكرار ستوني يعي تكراريك فيلد در چند ركورد . كه هر دونوع تكرارمشكلاتي راموجب مي شوند از قبيل :


أ . انتشار بهنگام سازي
ب . انتشار حذف
ج. وابستگي
د. خطا پذيري
ذ. بالا رفتن فضاي مصرفي
هـ . ايجاد رفتارهاي نامطلوب
ي. كاهش سرعت ذخيره وارزيابي


توجه : نرمال سازي بايد با توجه به قوانين مربوط به نرمال سازي داده انجام گيرد .
4) مرور بر اينكه بررسي شود آياتمام اطاعات Data Dictionary در فايلها سيستم موجود است .


4-پيـاده سازي
پياده سازي تبديل طرح به يك نرم افزار يا سخت افزار مورد نياز كار بر است . دراين مرحله طراحي نرم افزار به صورت مجموعه اي از برنامه ها يا واحد هي برنامه شناخته مي شود عمده ترين كاري كه در فاز پياده سازي انجام مي شود ، اينست كه فلوچارت بدست آمده از تحليل وطراحي كد مي شود .
به طور كلي در فاز پياده سازي بايد قدمهاي زير طي شود:


1) كد كردن الگوريتم ها ماژولهاي تهيه شده از مراحل قبل با يك زبان برنامه نويسي كد مي شود.
2) خطا يابي هر كدام از واحد هاي برنامه براي يافتن خطاهاي احتمالي موجود چك مي شوند.
3) غلط گيري خطا هاي احتمالي پيدا شده در قسمت قبل بر طرف مي شود.


4)تست واحد هاي برنامه تست مي شود يعني بازبيني مي شود كه هر واحد با مشخصه خود مطاقبت داشته باشد.
5) يكپارچه سازي واحدهاي مستقل برنامه ها تركيب شده و به عنوان سيستم كامل تست مي شود تا مشخص شود كه نيازمنديهاي سيستم بررسي شده اند.
6) بر پا سازي برنامه تكميل شده و تست شده براي نصب به مشتري تحويل داده مي شود در واقع سيتم راه اندازي مي شود.
7) عمليات سازي معمولا اين مرحله: طولاني ترين بخش از دوران زندگي سيستم است. سيستم نصب شده و در عمل مورد استفاده قرار مي گيرد.


5-نگهـداري
كه عبارتست از رفع خطاهايي كه در مراحل قبلي دوران زندگي سيستم پيدا نشده اند؛ بهبود پياده سازي واحدهاي سيستم و سرويس هاي جديد جهت پاسخ به نيازمنديهايي جديد .


فصل دوم معرفي شرکت مورد مطالعه
شرکت صنايع آموزشي


شرکت صنايع آموزشي در سال 1354 با سرمايه گذاري مشترک وزارت آموزش و پرورش و سازمان گسترش و نوسازي صنايع ايران با اهداف زير تأسيس شد:
تهيه و توليد کليه وسايل آموزشي ، کمک آموزشي و آزمايشگاهي براي پايه هاي مختلف تحصيلي.
احداث و اداره کارخانجات توليد وسايل آموزشي و بهره برداري از آنها.


برگزاري دوره هاي آموزشي براي معلمان به منظور آشنايي با کاربرد توليدات شرکت.
انجام کليه عمليات بازرگاني اعم از واردات و صادرات.
شرکت بر طبق مفاد قانون تجارت فعاليت مي کند و به موجب اساسنامه ، هيأت مديره از پنج نفر تشکيل شده است که چهار نفر از آنها از طرف صندوق ذخيره فرهنگيان و يک نفر از طرف سازمان گسترش و نوسازي صنايع ايران تعيين و منصوب مي شوند. مدير عامل شرکت ، در صورتي که عضو هيأت مديره نباشد ، توسط هيأت مديره انتخاب مي شود.
در حال حاضر آقاي مهندس بهروز کهزادي با سابقه اي بيش از بيست سال مديريت در آموزش و پرورش ، مدير عامل شرکت صنايع آموزشي هستند.


آشنايي با محصولات صنايع آموزشي


نظام آموزشي هر کشور در سرنوشت سياسي، اقتصادي و اجتماعي آن کشور نقش موثري را ايفاء مي كند . معلمان سازندگان زيربناي آموزشي جامعه خويش هستند و در فرايند آموزش و پرورش كودكان و نوجوانان مسؤوليت مهمي را بر عهده دارند .بايد ديد چگونه مي توان زيربناي آموزشي يك جامعه را استوارتر ساخت.بي ترديد متحول كردن روشهاي تدريس از شيوه سنتي به شيوه مدرن مي تواند سرآغاز اين تحول باشد .براي تحقق اين هدف ، به منظور همگام شدن با جامعه بزرگ آموزشي جهان و براي كم كردن فاصله بين کشورهاي در حال توسعه و پيشرفته ناگزير بايد دگرگوني هاي بنيادي و اصولي را در نظام آموزشي را پذيرفت .